Có 2 tình huống dở khóc dở cười tôi thường xuyên gặp khi làm việc đội nhóm từ nội bộ cho đến làm việc với các đối tác bên ngoài. Do được công cụ hỗ trợ, và các kiểu làm việc được thiết lập một cách phổ biến, nên nhiều bạn tưởng rằng như vậy là chuyên nghiệp, thực ra chỉ là chuyên nghiệp nửa mùa. Nói nhẹ là chuyên nghiệp bán phần – một nửa mà thôi.
Tình huống đầu tiên là những email mời làm việc hay hợp tác, như làm speaker cho các sự kiện. Đó là những email khá dài với lời văn chuyên nghiệp nhưng không kém phần hoa mỹ. Kèm theo là 2 – 3 đường dẫn đính kèm gồm: File giới thiệu về tổ chức, File giới thiệu chi tiết về chương trình (tôi) tham gia, File quyền lợi khi đồng ý nhận lời. Mỗi file như vậy hoặc là file docs, hoặc là ppt, cũng dài không kém. Nhưng những nội dung quan trọng nhất như thời gian, địa điểm, cần xác nhận như thế nào thì không có trong nội dung email. Tôi phải “lặn lội” xem cả mấy cái file mới có thể biết được thông tin cơ bản – quan trọng như vậy.
Tình huống thứ hai lại là các việc xoay xung quanh câu “Em có gửi mail rồi”. Khi cập nhật tiến độ về công việc, nhận thấy một hạng mục đã trễ, hỏi bạn thực hiện thì được trả lời là “Em có làm rồi, làm rồi, mà bên đó người ta không trả lời”. Hay có một chuyện khác là tôi chứng kiến một tranh luận mà một bên cho rằng mình có lý vì đã gửi email nói về vấn đề đó rồi, bên còn lại thì cũng nói rằng mình đã làm theo yêu cầu của email họ nhận được. Nhưng cuối cùng là cả hai bên đang nói về hai email chung một luồng, khác nhau về thời điểm: một bên thì bám vào câu chuyện rõ ràng tôi đã gửi email rồi sao lại vẫn còn sai, một bên thì lúc bạn gửi email tôi làm liền rồi – tôi đã gửi lại bây giờ lại nói cái chuyện vô lý như vậy. Đối với tôi thì đơn giản hơn, thì lúc mình gửi mail cho người ta thì mình báo người ta mình đã gửi và hỏi người ta có nhận được không, xong rồi tiện mình tiếp tục tóm tắt lại ý ở trong luồng chat thì sẽ không có cuộc tranh luận mất thời gian như vậy.
Hai tình huống vừa rồi là hai tình huống mà tôi và các bạn có thể gặp rất nhiều. Các bạn junior cũng bị, mà cả người đi làm lâu rồi cũng bị. Một số phản hồi tôi nghe được từ người trong cuộc là các bạn nói rằng các bạn đã làm việc rất chuyên nghiệp, do người khác không chuyên nghiệp. Sự chuyên nghiệp thì tôi công nhận, vì so với thời cách đây hơn chục năm, để viết một cái email đường hoàng cũng không biết tham khảo mẫu ở đâu; Hay giao tiếp cũng chưa có nhiều công cụ hỗ trợ, chỉ có mail, chat và gọi điện thoại là hết. Nhưng với các tình huống trên, do được công cụ hỗ trợ, và các kiểu làm việc được thiết lập một cách phổ biến, nên nhiều bạn tưởng rằng như vậy là chuyên nghiệp, thực ra chỉ là chuyên nghiệp nửa mùa. Nói nhẹ là chuyên nghiệp bán phần – một nửa mà thôi.
Vậy làm thế nào để chuyên nghiệp toàn phần? Một số thứ bạn sẽ cần điều chỉnh.
Kênh giao tiếp
Bạn có thể chọn kênh giao tiếp nào cũng được, nhưng trước tiên bạn cần xác định được vai trò của kênh giao tiếp đó dùng cho việc gì và kênh nào sẽ có hiệu quả công việc tốt nhất. Và quan trọng nhất là có sự thống nhất, thông suốt giữa các bên có liên quan về kênh giao tiếp chọn lựa và các nguyên tắc giao tiếp. Tránh việc là mình thì nghĩ kênh chat là nơi có thể thảo luận chốt nhanh mọi thứ, nhưng đối phương thì lại cần những gì chính thống qua email.
Kênh giao tiếp thường không chỉ có 1, có khi lên đến 4 – 5 kênh giao tiếp khác nhau. Có kênh chính, có kênh phụ. Có kênh dùng cho thông tin chính thống, có kênh chỉ dùng để nhắc nhớ, cùng nhau bão não. Vai trò các kênh giao tiếp cần rạch ròi, nhưng không vì thế mà tách rời nhau để rồi vô tình làm khó nhau. Gửi mail xong thì có thể nhắn tin là đã gửi mail. Đối tác/đồng đội đang không thể xem mail thì có thể chụp màn hình gửi nhanh.
Hiểu rõ các kênh giao tiếp cùng các tính năng của nền tảng sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn. Từ việc đặt tiêu đề mail như thế nào để dễ tìm, đến việc nền tảng chat sẽ lưu trữ file trong bao lâu, hay tính năng đặt lịch, nhắc việc của nền tảng đó…
Trạng thái giao tiếp khi làm việc đội nhóm
Có các trạng thái giao tiếp phổ biến như sau:
1. Nắm thông tin: người cần nắm thông tin là line manager của mình, là đối tác của mình, đồng đội của mình, cấp dưới của mình. Báo thông tin để nắm thông tin mang lại lợi ích:
– Tạo độ tin cậy trong công việc. Vì họ cảm thấy họ được tôn trọng vì tính san sẻ thông tin, xuyên suốt và minh bạch.
– Có lợi thế tương lai trong việc phối hợp. Đồng đội nắm rồi, nên nếu lỡ có việc gì sau đó liên quan, thì họ có thể nhanh chóng phản ứng, phối hợp với mình hơn.
– Và cuối cùng là đỡ mất thời gian trong giao tiếp. Đặc biệt ai hay lo lắng thì họ sẽ hỏi bạn, xong lúc đó bạn mới báo lại, rồi ngồi nghĩ nghĩ, gõ gõ. Mất thì giờ.
Cập nhật, báo nắm thông tin cần được duy trì đều đặn trên một kênh giao tiếp đã thống nhất, chứ không giữ thông tin khư khư trong người.
2. Phối hợp thực hiện: là đầu việc, là nhiệm vụ, phạm vi công việc của các bên liên quan. Bạn cần báo cho các bên liên quan để đảm bảo rằng mọi người đang ăn khớp với nhau trong việc phối hợp. Thường khi mình đưa thông tin để phối hợp làm việc là sau khi có một sự thay đổi gì đó, nên mọi thứ sẽ thay đổi theo. Dễ thấy nhất là lúc bắt đầu một dự án (kick-off) bạn cần chuẩn bị tài liệu, truyền thông cho những người bạn muốn/sẽ phối hợp thực hiện – làm cùng. Lợi ích:
– Đảm bảo việc đúng tiến độ
– Biết được người nào với người nào để mọi người còn có thể yêu cầu, hỗ trợ nhau
3. Yêu cầu công việc: là mình đưa ra các yêu cầu thực hiện cho ai đó dựa trên vai trò nhiệm vụ bạn trong một dự án. Cần có sự chi tiết trong yêu cầu, deadline, một số tham vấn/ý tưởng của bạn nếu có.
4. Báo cáo công việc: Là để cập nhật – kiểm soát tiến độ của từng công việc. Chủ động trong việc báo cáo, tránh bị hỏi tới. Trong trường hợp có khó khăn – rào cản trong việc thì cũng được đưa vào báo cáo công việc này. Có như vậy thì bạn mới có cơ hội để sếp của bạn, đồng đội của bạn tương trợ nhằm giải quyết – hoàn thành công việc đó.
5. Bám sát công việc nhằm tạo ra kết quả: Như chuyện “em đã gửi mail” ở trên, bạn đã có làm công việc đó, lời khiển trách được đưa đến với bạn không phải vì bạn có làm nhưng vẫn bị mắng, mà là bạn không theo đuổi nó để tạo ra kết quả. Cần là cần kết quả trả ra, chứ không phải là đã có làm nhưng không có kết quả gì.
6. Kết thúc công việc và nghiệm thu kết quả: Đến đây sẽ cần nhắc các bạn báo cáo công việc là việc được thực hiện thường xuyên chứ không phải đợi tới khi xong hết (mà có khi xong theo kiểu không hiệu quả) mới báo. Chính vì vậy, vẫn sẽ cần có phần kết thúc và nghiệm thu kết quả, đây vừa là báo cáo của toàn bộ, vừa là phần rút kinh nghiệm – tổng kết mà bạn cần giao tiếp với toàn thể đồng đội của bạn.
Giao tiếp hiệu quả
Cứ theo 7C và 5W-1H là bạn có thể giao tiếp hiệu quả, vì bài dài nên sẽ dành phần này cho các bạn tìm kiếm nhé.
Chúc chúng ta có thể ngày càng chuyên nghiệp hơn trong giao tiếp công việc.
